Combien coûte un séminaire à Deauville ?

De très nombreuses offres d’hébergement sont possibles à Deauville avec une large éventail en termes de qualité de prestations pour vous accueillir lors de votre convention nationale. De l’hôtel 3 étoiles jusqu’au Palace, le choix est grand.

Bien entendu, tous les établissements ne seront pas en mesure d’accueillir les grands groupes. En effet, au delà de 20 chambres, vous devrez vraisemblablement choisir un 4 étoiles.

La première variante qui impactera le coût de votre séminaire sera donc le classification de votre hôtel. La seconde sera le choix de la répartition dans les chambres. Ainsi, choisir des chambres doubles plutôt que des singles vous permettra d’économiser entre 25 et 50%.

Prenons l’exemple d’un Hôtel 3 étoiles capable de vous accueillir en octobre à Deauville:

le tarif d’une chambre constaté sera de 90 € que vous soyez 1 ou 2 par chambre. Vous économiserez donc 50% sur cette prestation.

Autre exemple sur un hébergement 5 étoiles: de 342 € la chambre double vous passez à 632 € les 2 chambres individuelles. Economie 45 % !

La différence de tarif entre ces 2 exemples est extrême mais cependant l’écart entre les services est bel et bien réel: l’accueil, la structure de l’établissement, la qualité et le confort de la chambre, les prestations fournies avec la salle de réunion ou les activités proposées par votre hôte (piscine, spa, golf…)

La situation géographique de l’hébergeur impacte également sur le tarif des chambres. Que vous soyez à 10 minutes du centre ville ou face à la mer aura des incidences sur votre budget.

Combien coûte le transport lors d’un séminaire à Deauville ?

Dans un premier temps il convient de différencier le transport pour vous rendre sur votre lieu d’hébergement de celui nécessaire à vous déplacer arrivés à destination.

Intéressons nous à votre trajet pour Deauville: vous avez choisi votre établissement, il faudra maintenant vous y rendre.

Si vous choisissez de venir par vos propres moyens, vous limiterez bien entendu l’impact budgétaire. Il vous faudra alors prévoir sur place les frais de parking éventuels qui dépendront de la situation de votre hôtel et des activités prévues.

Vous pourrez aussi faire appel à un transporteur spécialisé (agence de voyage). Vous apprécierez ainsi le fait de pouvoir vous détendre avant d’arriver sur place. Pour exemple un aller-retour en bus de Paris à Deauville vous coûtera environ 1.000 €. Il faudra cependant prendre en charge l’hébergement et la restauration de votre chauffeur.

Sinon Deauville est à 2h de Paris par la voie ferrée et il est donc facile d’opter pour le train, à environ 70 euros A/R par personne en seconde classe et 110 euros en première depuis Paris Saint Lazare.

Une fois sur place, un car de 50 personnes facture 400 € sa prestation aller-retour sur 10 kms. Ce sera particulièrement utile pour vous rendre sur le lieu de vos activités, pour une visite de la région ou dans le cadre d’une soirée de Gala un peu excentrée.

Sachez que les agences réceptives spécialisées pour organiser vos séminaires à Deauville ont des remises conséquentes sur tous ces moyens de transport, n’hésitez pas à les contacter.

Quel est le tarif d’une salle de réunion pour un séminaire à Deauville ?

Vos attentes sont bien entendu différentes selon le type d’évènements que vous organisez, le nombre de participants et vos besoins en termes de plénières ou de sous-commissions. Pas d’inquiétude, vous aurez un large choix de salles pour accueillir votre séminaire sur Deauville quelles que soient vos attentes.

Tout d’abord, c’est le nombre de participants qui déterminera vos possibilités: Si un groupe de 50 personnes pourra parfaitement être reçu reçu dans une salle hôtelière, il vous faudra en revanche envisager de réserver le centre des congrès si vous prévoyez 1500 participants !

Dans la formule la plus courante et pour un groupe de 50 personnes il vous faudra compter environ 1200 € la journée de réunion voire plus avec les pauses café. Afin de ne rien oublier il vous faudra en amont lister le matériel dont vous avez besoin. Encore une fois, selon la catégorie de salle, certaines auront tout le matériel inclus et d’autres le proposeront en option.

Parmi les prestations les plus couramment inclus: papier, crayons, paper board et ses accessoires, projecteur avec écran, machine à café. La plupart des salles disposent également d’une connexion wifi gratuite.

En règle générale vous devrez rajouter les pauses café (incluant viennoiseries et jus de fruits) et le matériel non prévu (micro, sonorisation…)

Encore une fois, n’oubliez pas de privilégier l’agence événementielle qui dispose de tarifs avantageux.

Combien coûte un séminaire à Deauville ? Le choix des activités

Un autre facteur peut vite faire la différence sur le coût de votre séminaire à Deauville: C’est le choix de ou des activités team building lors de votre séjour.

C’est pourquoi votre budget devra vite être fixé car si une visite guidée vous coûtera en moyenne 300 € pour un groupe de 20 personnes (soit 15 € par participants) une journée découverte incentive à Deauville pourra atteindre les 300 € par personne !

Heureusement Deauville possède de nombreuses ressources pour vos activités et certaines agences créent des évènements inédits très accessibles.

Coté mer, des partenariats naissent de l’essor des conventions sur le secteur. Model week Travel créé par exemple des journées incentives autour des activités maritimes:

Épreuves de kayak, paddle char à voiles sur une demi journée.
Courses en bateaux à voiles
Challenges sportifs sur la plage avec épreuves type koh lanta

Certaines de ces activités sont accessibles avec des budgets qui commencent à 50 € par personne pour 2 heures.

Coté visites guidées la encore vous aurez un large choix. Nous avons ci-dessus chiffré la simple découverte à pieds des monuments incontournables mais des options sont proposées:

Découverte à vélo des rues pittoresques et monuments
Découverte en Rosalies ou certains promèneront leur collègues.
Découverte en Cabriolets de la région

Vous pouvez également choisir de marier ces visites avec la rencontre des producteurs locaux et vous retrouver le temps d’une journée dans la peau d’un Normand.

Il existe également de nombreuses activités autour des énigmes. La plus prisée sur Deauville étant la chasse au trésor crée là encore par l’agence Model week Travel. Bien loin de la simple chasse au trésor, c’est une aventure qu’il faudra vivre entre collègues: Déjouez les indices au sein de votre groupe ou perdez des points en utilisant des indices supplémentaires. Cette activité est génératrice de cohésion et de bonne humeur ! Coût approximatif: 45 euros par personne

Enfin, de nombreuses activités originales à Deauville basées sur le jeu d’acteur, les nouvelles technologies et la vidéo sont disponibles avec Model Week Travel au tarif allant de 50 à 200 euros par personne (réalisation d’un film, d’un clip, de logo géant vu du ciel…)

Le prix de la restauration lors d’un séminaire à Deauville.

Deauville propose un large choix de restaurant et nombreux appartiennent à des établissements hôteliers. Nous ne pouvons que vous conseiller pour faire diminuer votre budget que de vous restaurer à l’hôtel.

Cependant, vous aurez sûrement envie de profiter d’un repas en extérieur. Selon le type de restauration, vous trouverez des établissements de qualité proposant des menus entre 25 € et 80 € et qui accueillent des groupes tout au long de l’année.

Très souvent les entreprises qui se rapprochent de Deauville choisissent de profiter de la situation géographique pour déguster un plateau de fruits de mer. Choisissez un restaurateur qui travaille les produits locaux.
Autre possibilité si vous avez loué une grande salle, faire appel au traiteur. Les tarifs varient en fonction du nombre de personnes mais il est raisonnable de compter 50 € par convive pour un repas d’entreprise.

Les autres points à prendre en compte dans votre budget

Quelque soit votre destination il est important de penser aux options suivantes:

L’accompagnateur. Ce dernier est là pour éviter les troubles fêtes. Il coordonne sur place l’intégralité de votre manifestation pour que vous n’ayez pas à penser à cela. Vous avez un imprévu, il gère et vous continuez de profiter pleinement de votre séjour. Inclus en général dans la commission de l’agence.

Le photographe, vidéaste. Il serait dommage de ne pas garder un souvenir de la bonne humeur qui se ressent lors des activités. Ce dernier vous suit et capte les moments les plus générateurs de cohésion. Certains vous proposeront un petit film (en général de 2-3 minutes) pour que vous puissiez revivre les meilleurs instants. Comptez entre 70 et 120 euros de l’heure.

la soirée. Il est courant de terminer son séminaire par une soirée conviviale mais cette dernière a un coût. Outre le repas souvent plus copieux et surtout plus arrosé, ce n’est pas rare que cette soirée soit animée. La privatisation d’un lieu (restaurant, club house, salle…) est souvent indispensable pour ne pas être mélangé à d’autres entreprises. Mais cela ne suffit pas. Pour animer votre soirée vous aurez besoin de quelques prestations: Animateur, magicien ou dj, sonorisation, photocall avec accessoires. Bref d’un budget supplémentaire !

Pour vous donner un tarif approximatif comptez 1200 € pour la privatisation d’un club house avec le personnel, 30 € le repas sans boissons et 5 à 10 € par verre.

Le dj facture sa prestation aux environs des 800 €, un photocall se loue en moyenne 500 € photos comprises !

Les extras. Il ne faut pas oublier le chiffrage de ces derniers. Vos collaborateurs repartiront-ils avec un cadeau d’entreprise? devront-ils payer leurs extras (verres supplémentaires, activités payantes) ou non?

Le coût de votre séminaire en fonction de la date

Si la plupart des entreprises choisissent d’attendre les beaux jours pour leur séminaire, les plus économes choisissent la période hivernale. En effet, les hôtels ayant moins de demandes proposent des prix plus attractifs de novembre à Février.

Dans l’ensemble vous économiserez 20 à 30 % sur la partie hébergement, les locations de salles et même sur des activités!
A l’inverse, Deauville recevant beaucoup de touristes mais également de festivals ou événements internationaux au printemps et en été, il faudra se fier à une agence réceptive pour ne pas payer le double de la valeur!

Le prix d’une agence réceptive à Deauville

Vous l’aurez compris, l’addition de ces quelques prestations fait monter votre budget mais quant est-il de faire appel à un organisateur ?

Sur ce point, Il faut savoir que les agences ont conclus des partenariats avec les différents établissements.

Ainsi les agences locales sont en partie rémunérées par leurs partenaires, vous permettant alors de bénéficier de tarifs avantageux sur les réservations pour l’ensemble des prestations.

Les avantages sont nombreux à faire appel à une agence réceptive pour organiser votre séminaire à Deauville. Que ce soit en termes de qualité des prestations (les agences locales connaissent très bien les variations de qualité dans la ville), la négociation des tarifs, la réactivité en cas d’imprévu (Model Week Travel propose même un médecin généraliste sur place pendant votre séminaire).

Le coût de l’agence réceptive est en général dilué dans les offres mais la valeur ajoutée est indéniable.