29 Avr La meilleure agence réceptive pour organiser votre séminaire à Deauville
Vous avez pris la décision d’organiser votre prochain séminaire à Deauville et, pour préparer au mieux votre convention, vous recherchez une agence réceptive spécialisée. Voici, point par point, les critères de choix afin de trouver la meilleure agence qui se chargera d’organiser votre événement à Deauville.
Votre agence réceptive à Deauville
Le site internet de votre agence réceptive à Deauville
C’est sans doute un élément basique mais loin d’être anodin. La qualité du site internet de l’agence réceptive pour organiser votre séminaire à Deauville est un très bon indicateur de confiance et de qualité. Un site clair et concis est synonyme d’organisation, d’analyse et reflète le mode de fonctionnement de l’agence.
Il est important que celui-ci présente votre interlocuteur, idéalement par le biais d’une vidéo ou d’une interview. Vous devez savoir à qui vous vous adressez. Un plan concis des process de l’agence réceptive doit être présenté sur le site et toutes les étapes de l’organisation de votre séminaire à Deauville doivent être détaillées. Les moyens de prises de contact doivent être précisés ainsi que les modalités de réservation et d’organisation jusqu’au jour J.
Idéalement, un blog vous présentera les spécificités de l’agence, de Deauville et de sa région. La présence d’un blog est rassurante car cela sous-entend que les équipes de cette agence réceptive à Deauville s’informent quotidiennement sur les nouveautés et sont à la pointe de l’information pour vous proposer sans cesse des prestations nouvelles et originales.
Votre agence réceptive doit être basée à Deauville
C’est selon nous l’élément le plus important : la localisation de votre agence réceptive à Deauville. En effet, seule une agence basée sur place sera en mesure de vous proposer les nouveautés, les meilleures prestations et vous assurer une réactivité immédiate en cas de modification de dernière minute. Et ce, que ce soit pendant la phase de l’organisation ou le jour J pendant votre événement. En effet, une agence réceptive basée à Deauville connaît très bien tous les prestataires, les côtoie quotidiennement et saura vous apporter une réponse instantanée en cas d’imprévu. Si nous prenons l’exemple de CONVENTION DEAUVILLE, Model Week Travel, ils fonctionnent même en relation directe avec un médecin disponible à tous moments si besoin. Une sécurité et un avantage majeurs dans la prise en charge de vos collaborateurs durant votre séminaire à Deauville.
Au delà de la confiance et de la sécurité, c’est également un gage d’authenticité avec la connaissance des meilleurs établissements de la ville et de la région mais aussi de nouveauté grâce à leur réseau sans cesse à la recherche de nouvelles prestations.
La plupart du temps, les agences généralistes basées à Paris font d’ailleurs appel à ces agences réceptives pour les aider à organiser votre événement.
Si vous recherchez une agence pour organiser un séminaire à Deauville, vérifiez donc bien que cette agence est basée sur place.
La demande de devis et la réception du programme de votre séminaire à Deauville
La demande de devis
Le détail de la demande de devis sur le site internet lorsque vous faites appel à une agence réceptive pour organiser votre séminaire à Deauville est très important. Les meilleures agences spécialisées savent que chaque détail est un défi qu’il ne faut pas laisser au hasard. C’est pourquoi remplir une demande de devis vous prendra normalement 4 à 5 minutes minimum car c’est de cette manière que les agences seront informées précisément de ce que vous souhaitez et pourront vous envoyer un programme et une offre au plus proche de votre demande.
Détaillez donc un maximum votre demande de devis. Tout cela pour éviter de perdre votre précieux temps à modifier 50 fois le devis envoyé par l’agence. Les formulaires de devis sont en général détaillé sur le site de l’agence. C’est à nouveau un critère de qualité pour vous.
Le premier contact par téléphone
Une fois le devis envoyé, une agence de qualité prendra contact avec vous sous 24h. Lors d’un premier appel téléphonique, vous aurez la possibilité d’exposer en détail votre programme et vos envies. Votre interlocuteur se chargera de prendre note de toutes les spécificité de votre événement et vous enverra une présentation complète sous PDF.
Cet échange téléphonique est important, il vous permettra non seulement de présenter votre projet et de préciser vos attentes particulières, mais aussi de connaître votre interlocuteur qui représente l’agence. C’est à nouveau un critère de sélection important. Si votre interlocuteur ne connaît pas Deauville et n’a pas de réponse à la plupart de vos questions sur la ville, passez votre chemin.
Le programme
À la réception de votre programme et de votre devis, la présentation de chaque prestation doit être complète. Cette présentation reflète également la qualité de votre agence réceptive à Deauville. Des slides bien présentées, de nombreuses photos de qualité, des détails sur les points forts de la prestation mettront en avant la qualité de travail de l’agence. Plus la présentation est détaillée, plus la confiance s’installera.
En revanche, la réalisation de devis est parfois payante chez certaines agences. C’est certes un travail de fourmi à fournir en amont et on peut comprendre que certains clients font appel à 10 agences différentes pour obtenir le meilleur tarif. C’est pourquoi certaines agences, réceptifs à Deauville vous proposent une première présentation générale et un devis global. Si ce programme ainsi que le devis approximatif vous conviennent, alors les détails sont précisés lors d’une seconde présentation du projet.
L’originalité et la nouveauté : des critères de choix de votre réceptif à Deauville
Vous organisez votre séminaire régional ou votre convention nationale à Deauville depuis des mois. Votre plus grande appréhension est sans doute que les événements ne se déroulent pas comme prévu mais ne vous inquiétez pas. SI vous faites le bon choix de votre agence réceptive à Deauville, comme DEAUVILLE CONVENTION, nul doute que tout ira bien.
En revanche, il est une déception à laquelle vous ne pourrez pas faire face le JOUR J, c’est celle de vos collaborateurs. Il n’y a rien de plus frustrant que d’entendre ses équipes pousser des grands “oh non encore cette activité” ou bien “c’était nul cette prestation”. Cela remet en doute vos choix et risque parfois de démotiver vos collaborateurs.
C’est pourquoi il est important de savoir proposer des activités nouvelles, originales, et c’est le rôle de votre agence réceptive à Deauville.
Là encore, une agence se démarque. Model Week Travel, au travers de son site Convention Deauville, partenaire de l’office du tourisme de Deauville, est une filiale d’une agence d’événementiel et de mode internationale. Cette agence, basée à Deauville, est à la pointe de la tendance et propose notamment des activités exclusives basées sur l’image, la confiance en soi, le cinéma et les nouvelles technologies. Vous pourrez notamment participer à la réalisation d’un court-métrage, réaliser des scènes de théâtre dans un lieu magnifique, créer votre logo humain sur la plage avec un drone, faire une chasse au trésor interactive. Toutes ces activités Team Building à Deauville sont exclusives à cette agence. La nouveauté est donc pour vous un critère de choix de votre agence réceptive à Deauville.
La réactivité de votre agence réceptive à Deauville
Votre convention sera composée de 300 personnes, le programme est bouclé et il est riche en prestations. Pas la place à l’erreur. Vous êtes en droit d’exiger une réactivité immédiate de la part de votre agence réceptive sur place, c’est d’ailleurs une des raisons pour lesquelles vous avez choisi de faire appel à une agence locale.
Cette réactivité, vous saurez la percevoir bien en amont de votre événement. dès la mise en place de votre projet.
En effet, après réception de votre programme et signature du devis, vous serez en contact permanent avec votre agence qui organise votre séminaire à Deauville. À chaque modification ou suggestion de votre part, l’agence doit être capable de vous répondre au plus vite et de vous proposer des alternatives mais aussi de vous conseiller en sa basant sur son expertise.
C’est ce type de réactivité que vous attendez de votre agence réceptive. L’erreur peut arriver, les imprévus également mais c’est la réactivité qui fera la différence. La capacité de rebondir, agir et proposer une solution le plus rapidement possible. C’est là où un événement réussi se démarque, dans la prise en charge des imprévus.
Les tarifs de votre agence réceptive
Bien que ce ne soit pas un des critères de choix les plus souvent retenus, la tarif de votre agence réceptive à Deauville est un élément à prendre en compte bien évidemment.
Entre les agences qui facturent les devis, celles qui se rémunèrent auprès des prestataires, celles qui fonctionnent au forfait, tous les fonctionnements sont à étudier.
Le plus simple selon nous est l’agence qui se rémunère auprès des prestataires. Vous ne payez pas les devis, vous ne payez pas de forfait à 10000 euros pour un séminaire qui en coûte 15 000, les tarifs sont en fonction du coût global et cela facilite les échanges. Concrètement, vous recevez un tarif global de la prestation et il n’y a aucun frais d’agence à rajouter.
On apprécie tout particulièrement ce mode de fonctionnement car il n’y a pas de surprises.
Les adresses et contacts pour organiser votre séminaire à Deauville
Pour l’organisation de votre convention à Deauville, il est conseillé de faire appel à une agence locale, référente et moderne.
les coordonnées de Model Week Travel, agence référence partenaire de la mairie de Deauville qui organise vos Team Building et votre séminaire à Deauville de A à Z :
Model Week Travel
+33 6 62 31 49 03
contact@convention-deauville.com
CONTACTEZ-NOUSNous avons souvent la demande de coordonnées de photographes et de vidéastes pour couvrir vos événements à Deauville :
L’Oeil de Deauville
+33 7 49 07 19 57
contact@photographe-deauville.com
Nous vous souhaitons un excellent séminaire à Deauville !
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